Процедура получения и оценки предложений от потенциальных поставщиков может быть организована по-разному: с помощью объявления конкурсных торгов, изучения рекламных материалов, посещения выставок и ярмарок, переписки и личных контактов с возможными поставщиками. При этом наиболее распространенными и эффективными являются:
– конкурсные торги;
– письменные переговоры между поставщиком и потребителем.Конкурсные торги (тендеры) – широко используемая в индустриально развитых странах форма поиска и налаживания высокоэффективных взаимоотношений поставщиков и потребителей. Конкурсные торги проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму или планируется наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Конкурсные торги выгодны как поставщику, так и потребителю. Поставщик получает точное представление об условиях работы с потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого товара и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.
Проведение тендера включает следующие этапы:
- реклама;
- разработка тендерной документации;
- публикация тендерной документации;
- приемка и вскрытие тендерных предложений;
- оценка тендерных предложений;
- подтверждение квалификации участников торгов;
- предложение и присуждение контракта.
Тендерная документация, как правило, имеет довольно большой объем и исполняет ряд важных функций, а именно:
– инструктирует участников тендера о процедуре торгов;
– дает описание закупаемых товаров или услуг;
– устанавливает критерии для оценки предложений;
– определяет условия будущего контракта.
Оценка тендерных предложений ведется в строгом соответствии с критериями, приведенными в тендерной документации. Основные правила процедуры оценки таковы:
– предварительное назначение членов тендерного комитета, проводящего оценку предложений;
– рассмотрение только тех предложений, которые отвечают требованиям, изложенным в тендерной документации;
– безусловное следование объявленным в тендерной документации процедурам оценки;
– отсутствие каких-либо переговоров с участниками торгов.
Тендерный комитет составляет отчет об оценке тендерных предложений, в котором должно быть показано, как оценивались тендерные предложения, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта. Победителем конкурсных торгов признается участник, представивший наиболее выгодное, отвечающее квалификационным требованиям тендерное предложение.
Другим вариантом процедуры получения предложения от потенциального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем. В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами:
- Инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (оферты). Эти документы аналогичны предложениям, получаемым от поставщиков при проведении конкурсных торгов. В отличие от конкурсных торгов, где формы предложений строго определены, оферты в случае письменных переговоров могут иметь различную форму и содержание. Обычно они включают следующие реквизиты:
– наименование товара;
– количество и качество товара;
– цену;
– условия и срок поставки;
– условия платежа;
– характеристику тары и упаковки;
– порядок приемки-сдачи.
Оферты могут быть твердыми и свободными.
Твердая оферта направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанного предложения. Если покупатель принимает предложение, то он направляет продавцу в пределах срока действия оферты подтверждение о принятии предложения. Продавцу могут быть направлены и контрусловия покупателя. Если не удается прийти к соглашению в течение срока действия предложения, то переговоры продолжаются без учета обязательств продавца, взятых им по твердой оферте. Твердые оферты высылаются, как правило, традиционным партнерам.
Свободная оферта не включает в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю. Она может высылаться неограниченному числу потенциальных потребителей и включат как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.
- Инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения (оферты). В запросе указываются все необходимые реквизиты (наименование товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.) кроме цены, которая указывается в ответном предложении. В случае если потенциальный покупатель обращается к своим постоянным контрагентам, то вместо запроса может быть выслан заказ.
Оценка предложений, поступивших к потенциальному потребителю, может вестись разными способами. Это может быть строго регламентированный процесс, как в случае конкурсных торгов, или более свободная процедура. Чаще всего основным критерием для отбора предложения является высокое качество в сочетании с минимальной ценой.
